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外贸函电 礼貌原则

作者:admin    文章来源:盐田区外国语学校    更新时间:2017-12-29
  随着我国对外开放的进一步深入、对外贸易的不断发展及中国加入WTO,外贸函电作为国际商务往来经常使用的联系方式是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具。因此,探讨外贸函电中语言表达的手段与技巧,正确地掌握外贸函电的语用礼貌是外贸从业人员必须具备的重要专业技能。 
   
  二、外贸函电写作中礼貌原则的作用 
   
  一九八三年,英国著名学者利奇(Leech)在美国哲学家格赖斯(Paul Grice)的“合作原则”(Cooperative Principle)基础上提出来了礼貌原则,是对合作原则的必要补充。它和“合作原则"相辅相成地运用于人们的日常交际中,对语言的使用有很广泛的描述力,是人们在会话中尽力遵守和维持的策略。用利奇的话来说:礼貌原则可以“援救”合作原则。它包含6项准则,即:(1)得体准则(Tact Maxim):尽量少让别人吃亏;尽量多使别人受益。(2)慷慨准则(Generosity Maxim):尽量少使自己得益;尽量多让自己吃亏。(3)赞誉准则(Approbation Maxim):尽量少贬低别人;尽量多赞誉别人。(4)谦虚准则(Modesty Maxim):尽量少赞誉自己;尽量多贬低自己。(5)一致准则(Agreement Maxim):尽量减少与对方的分歧;尽量增加双方的一致。(6)同情准则(Sympathy Maxim):尽量减少双方的反感,尽量增大对别人的同情。外贸函电是构建客户交流的桥梁,一封好的外贸函电不仅起到了交流的基本作用,更体现了交易双方的个人素质、文化素质和修养。因此,在外贸函电中要体现出诚信而有礼貌的态度来,语言要得体,避免使用僵硬、粗鲁的语言,以免伤害他人,要尊重对方的意见,保持礼貌。 
   
  三、外贸函电词汇使用上的语用礼貌 
   
  1.恰当使用情态动词 
  外贸函电的目的是进行交易双方的沟通。要恰当地表达自己的意愿,因此要注意信函的语气。在表达请求、意愿或在不可避免的情况下去传递坏消息或负面的信息时,要注意遵守礼貌原则中的得体原则,尽量少让对方吃亏,用较为缓和的方式来表达自己的意愿。中情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和,使对方容易接受,通过各种语气的转换来实现理想的交流。试比较下面二句: 
  (1)We wish you let us have your reply soon. 
  (2)We wish you would let us have your reply soon. 
  对比(1)、(2)二句的语气,(1)句语气直接,不够温和。相比之下,(2)句显得温和许多,语气容易让人接受。因此,在句子当中多使用would,could,might等这些情态动词,能使语气委婉含蓄,留有缓冲的余地,使对方容易接受。 
  2.使用具有积极意义的词汇 
  在外贸函电的写作中,为了买卖双方沟通的需要,应当多使用含有积极意义的词语如please,appreciate,satisfy,obliged,welcome等,便能使对方身心愉悦,促进双方的合作。与此相反,信函中要极力避免使用no, can’t,claim,complain等词的使用,这些含有否定意义的词语容易给人不愉快的感觉。这就需要我们利用礼貌原则中的一致原则,尽量减少与对方的分歧;尽量增加双方的一致,把消极的用法藏于积极的用法之中,做到礼貌得体。试看下面的例子: 
  Your complaint of the price of the goods we supplied is regrettable. 
  贵公司对我公司供货价格提出抱怨,让人遗憾。 
  这句话当中,含有消极意义的词汇complaint,会引起对方的不满,不妨可以改成: 
  We feel regretful that our price of goods is not up to your expectation. 
  很遗憾我们的供货价未能达到您的期望。 
  3.采用“收信人态度”-“Your Attitude” 
  在外贸函电中,礼貌原则要求我们尽量从对方利益出发,站在“收信人”的立场上表达我方的意愿,考虑他人的愿望、问题、背景、感情等,并根据他人的经历来表达意见。鼓励对方与我们合作,从而促进业务的往来。“Your Attitude”就是站在使他人受惠最大的角度出发的,要多使用第二人称代词you和your,而较少用第一人称代词I,we,my和our等。试比较下面二个例子: 
  1)We think it is a good offer.我们认为这是一个好的报盘。 
  2)This offer would appeal to your company.这个报盘应该可以吸引贵公司。 
  相比之下,第二句比第一句更能显示出对对方的尊重。转换说话者的角度便能产生不同的效果。 
   
  四、外贸函电句式使用上的语用礼貌 
   
  1.把命令变成请求 
  外贸函电中,通常会对对方提出要求,根据礼貌原则,便可以将生硬的命令式的要求改为婉转的请求,使对方更容易接受。比较下面二组句子: 
  (1)Give us more detailed information about your requirement. 
  Let us hear from you on these two points. 
  (2)Will you give us more detailed information on your requirement? 
  Will you please(kindly) let us hear from you on the two points? 
  为了使语气更易让对方接受,可以加上Please,Will you..,Will you please...等表达,使语气更为谦虚、礼貌。 
  2.缓和句子的语气 
  在提出一些意见或要求时,为了使话语更为礼貌,常用:We are afraid,we would say,we may(or might) say,we(would) think,it seems(or would seem) to us,we(would) suggest,as you are (or:may be)/aware等表达方法来缓和语气,例如 
  (1)You must cut off your order in half. 
  We would suggest that you cut your order in half. 
  (2)We have not yet had your reply. 
  It appears that we have not yet had your reply. 
  (1)、(2)二组句子中第二句均比第一句更为礼貌。 
  3.被动语态的使用 
  在在外贸函电交流中,大多数情况下使用主动语态就可以明确表达立场和观点,但在表示批评或指责等情况下,使用被动语态更得体、礼貌。叙述同一件事情,主动句表达常含有谴责对方的意味,使用被动句,便可以缓和语气。试比较: 
(1)For the past four years,you did not give us any suggestion. 
  可改为For the past four years,no suggestion has been given to us. 
  (2)You did not enclose the letter with your requirement. 
  可改为:The letter was not enclosed with your requirement. 
  比较修改前后的二组句子,明显可以看出,使用被动语态的句子更为婉转。在语句中避免直接提到对方,弱化了责备的语气,言语得体,措辞委婉,达到了语用礼貌的效果。 
  4.“if”条件句的使用 
  在写作外贸函电时,时常会遇到表达要求或请求的情况,这时便可以使用if条件句,以便使得提出的要求更具有试探性,直接的要求也就变得更为礼貌得体。试看下面三个例子: 
  (1)We shall appreciate it very much if you will give our bid your favorable consideration. 
  如承惠考虑报价,不胜感激。 
  (2)It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples. 
  如承惠寄样品,则不胜感激。 
  (3)If there is anything we can do to help you,we shall be more than pleased to do so. 
  贵公司若有所需求,我公司定尽力效劳。 
  从上面列举的三个例子中可以看出,使用了if条件句之后,将对方的态度看作答应请求的先决条件,从而给对方更大的拒绝余地,减轻了请求的强加性,句子显得更为礼貌。 
   
  五、结论 
   
  外贸函电不仅是交易双方沟通的媒介,而且是建立良好客户关系的桥梁。写好一封成功的外贸函电,必须注意礼貌原则的使用,这直接关系到所写信函所形成的效应。在电子技术高速发展的今天,一封礼貌的外贸函电仍是企业商业往来中赢得信任、取得成功的重要因素之一。学习有礼貌的、得体的英语语言,回函及时,语言得体,尊重对方,不卑不亢,遵循礼貌原则,从而进一步促进交易双方的贸易往来。 
   
  参考文献: 
  [1]何兆熊.新编语用学概要[M].上海:上海外语教育出版社,2000. 
  [2]Leech G.N.Principles of Pragmatics[M].Longman Group L td.1983. 
  [3]对外经贸英语函电[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2002.